ERP (Enterprise Resource Planning) systemen vormen één van de belangrijkste trends in de informatietechnologie sinds de jaren ’90.

En ERP is een standaard softwarepakket met sterk geïntegreerde functionaliteit op vele gebieden.

ERP is vandaag de dag dan ook een veralgemeende term voor bedrijfssoftware voor administratie en planning, toepasbaar op vele afdelingen en in vele sectoren en lang niet alleen voor productiebedrijven.

Naast standaard software zijn er voor ERP meestal ook tal van sectorspecifieke modules verkrijgbaar, die er voor zorgen dat de ERP nog sneller en goedkoper op maat van uw processen gestandaardiseeerd kan worden. ERP is dus zeker niet meer alleen voorbehouden voor de wereld van productie, maar is vandaag gemeengoed in heel wat bedrijfstakken en bij organisaties van klein tot groot.

Enkele voordelen van ERP-systemen

• Integratie: de samenhang tussen processen wordt naadloos ondersteund. Er is geen eilandautomatisering meer, dit vermindert redundantie en fouten in de gegevens.
• Procesgericht: in plaats van ondersteuning van activiteiten in afdelingen, richt ERP zich op de bedrijfsprocessen die binnen de hele onderneming (en daarbuiten) plaatsvinden. Dit zien we ook terug in de zogenoemde workflow toepassingen die ERP biedt. Het gaat hier om ondersteuning en aansturing van de bedrijfsprocessen.
• Open: ERP kan met andere systemen communiceren, zoals CRM-software. 
• Vooruitstrevend: de innovatie die door ERP-leveranciers wordt verricht is dermate omvangrijk dat een bedrijf dat ERP in gebruik heeft erop kan rekenen dat de functionaliteit steeds verder zal worden uitgebouwd. Gebruikersverenigingen hebben vaak invloed op de functionaliteit.
• Bedrijfstakgericht: ERP-leveranciers zorgen ervoor dat hun software verschillende branches ondersteunt. Deze ondersteuning, industry solutions genoemd, wordt steeds verder uitgebouwd.
• Internationalisering: ERP werkt over locaties, bedrijven, maar ook over landsgrenzen heen. Voor multinationals een ideale oplossing omdat gegevens van alle vestigingen moeten worden geconsolideerd.
• ERP is een totaalsysteem: u koopt een ERP systeem bij één leverancier meestal als een totaaloplossing. Dit betekent dat je slechts met één partij hoeft te onderhandelen bij de aanschaf ervan. Je hebt ook een duidelijk aanspreekpunt ingeval zich problemen in de software voordoen.
• Door de uniformiteit in de techniek is het ERP systeembeheer optimaal efficiënt.
• Consistentie gebruikersinterface en –ervaring: door de consistentie in de gebruikersinterface is het relatief eenvoudig voor een gebruiker nieuwe functionaliteiten van de ERP te gaan gebruiken. Iemand die naar een andere functie wordt overgeplaatst, herkent al gauw zijn nieuwe ERP-systeem.

Nadelen van ERP software

Enkele van de geciteerde nadelen van ERP software zijn:

• Hoge kosten: de kosten van de ERP softwarelicentie zijn vrij hoog. De kosten van consultancy bij de implementatie van ERP-pakket overtreffen de licentiekosten vaak. Zo heeft een Nederlands attractiepark een ERP-systeem geïmplementeerd voor zo’n € 3,5 miljoen, waarvan € 0,5 miljoen voor de software. De kosten van deze licenties zijn de laatste jaren echter sterk afgenomen en dankzij cloud ERP kan u momenteel ook veel ERP software op maandbasis huren. De instap in ERP werd door de meeste fabrikanten dus ook echt haalbaar gemaakt voor elke organisatie van klein tot groot.
• Lange implementaties: het implementatietraject is vaak lang. Maar er zijn ook versnelde implementatietechnieken beschikbaar. Hierbij wordt bij de implementatie gekozen voor ‘best practices’ waardoor een arbeidsintensieve inrichting van de software gedeeltelijk vervalt. In dat geval wordt de organisatie (c.q. de bedrijfsprocessen) dus gedeeltelijk aangepast aan de software. Met name voor kleinere ondernemingen is zo’n oplossing zeer welkom. Voor het midden- en kleinbedrijf duurt de implementatie meestal zo’n drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit.
• Geen maatwerkoplossing: ERP blijft een van oorsprong standaardoplossing; de gebruiker zal soms water bij de wijn moeten doen ten aanzien van zijn eisenpakket. Maatwerksystemen zijn in het algemeen veel duurder dan standaardsystemen. Met name (min of meer frequente) aanpassingen die aan de maatwerksoftware moeten worden uitgevoerd, zijn zeer kostbaar. Maar de meeste ERP-systemen laten maatwerk in de standaard meestal ook wel toe.

We zien vanaf de jaren negentig van de vorige eeuw steeds meer bedrijven overstappen op standaardsoftwarepakketten. Enerzijds kent elk bedrijf zijn eigen unieke bedrijfsprocessen, anderzijds zijn die unieke punten vaak overblijfselen vanuit het verleden. Er valt iets voor te zeggen om te bekijken of de best practices die ERP-systemen bieden niet beter zijn dan de eigen oplossingen. Waarom denk ik het als onderneming beter te kunnen dan die vele onderzochte bedrijven in mijn branche? Bovendien zijn mijn (unieke) afwijkingen in de bedrijfsprocessen echt wel zo noodzakelijk? Anderzijds moet ik er als onderneming niet voor kiezen met een softwarepakket mijn hele organisatie op zijn kop te zetten.

De leertijd voor medewerkers van nieuwe functionaliteiten in een ERP-pakket is overigens meestal korter dan wanneer daarvoor een geheel nieuw softwarepakket wordt aangeschaft.

Kosten, Baten en Total Cost of Ownership

Veel organisaties kijken bij de selectie van een ERP-pakket vooral naar de investeringskosten (de initiële kosten). Het is echter interessanter te kijken naar de totale kosten van het informatiesysteem: de Total Cost of Ownership (TCO), ofwel de totale lifecycle-kosten. Het is echter zeer moeilijk deze kosten ten tijde van de investeringsbeslissing te benaderen. Een ook altijd interessante post in de initiële investering wordt gevormd door de implementatiekosten.

Interessanter dan de kosten is natuurlijk het antwoord op de vraag: “En wat levert dat nu allemaal op?”.

Initiële kosten

Met de aanschaf van een pakket is veel meer gemoeid dan de aanschaf van het pakket alleen. Hieronder worden de belangrijkste kostencomponenten belicht.

Enkele van de onderdelen van een ERP softwareproject zijn:

• De licentiekosten
• De jaarlijkse onderhoudskost voor het recht op updates en upgrades
• De prijs voor extra modules
• De prijs voor eventueel extra maatwerk
• De prijs voor allerlei diensten, van implementatie tot en met opleiding
• De kost voor de hardware (server, hosting, …)
• De kost voor de database
• De kost voor de ondersteuning na de opstart

De Total Cost of Ownership (TCO

Bij de aanschaf van het ERP pakket wordt meestal gekeken naar de investering. Dit komt mede, omdat deze kosten nog wel enigszins zijn te bepalen of in te schatten.

Beter echter zou zijn om een schatting te maken van de totale kosten voor de gehele levenscyclus van het systeem; dit wordt de “Total Cost of Ownership” genoemd. Dit kan worden vertaald in: alle kosten die gerelateerd zijn aan het verwerven, in het bezit hebben en afstoten van een “asset”, bijvoorbeeld een informatiesysteem.

Onder de randvoorwaarde van een goede boekhouding is de Total Cost of Ownership na de afstoting het best te bepalen: alle kosten zijn dan, voor zover goed alloceerbaar, exact bekend. Naarmate de Total Cost of Ownership in eerdere fasen van de lifecycle zal worden bepaald, zal de uitkomst steeds meer op ramingen berusten en dus steeds minder betrouwbaar zijn.

Als het mogelijk is om de kosten betrouwbaar te schatten, voegt de Total Cost of Ownership uiteraard waarde toe aan de investeringsbeslissing. Er is echter het probleem dat in de besluitvormingsfase (selectiefase) de onzekerheden erg groot zijn. Effect hiervan is, dat de brandbreedte van de schattingen.

De baten: zakelijke- en IT-voordelen

De werkelijke voordelen bij een ERP-implementatie liggen natuurlijk in het verbeteren van de bedrijfsprocessen (tot zelfs over de bedrijfsgrenzen heen) en van de informatievoorziening. Dat vereist een geheel andere benadering bij ERP. Het gaat dus niet om het oplossen van IT problemen als slechte onderhoudbaarheid, inflexibiliteit, hoge beheerskosten, … Dit moet gebeuren, maar het is jammer dat het geld kost. Er wordt dus niet geïnvesteerd!

IT-investeringen zullen slechts werkelijk rendement opleveren, wanneer er duidelijke bedrijfsdoelstellingen worden nagestreefd. Technologie maakt wat dat betreft steeds meer mogelijk. Niet door een ERP pakket te kopen en te installeren behaalt u werkelijk voordeel. Wel door duidelijke, haalbare bedrijfsverbeteringen te definiëren, die ondersteund door IT (ERP) moeten worden gerealiseerd.

Daarnaast zijn er ook IT-voordelen aan ERP software verbonden, hoewel deze eigenlijk ondergeschikt zouden moeten zijn aan het zakelijk voordeel.

Goede ERP lost enkele van onderstaande problemen terug die we toch ook nog vaak bij oude softwaresystemen zien:

• Veel oudere organisaties werken met ‘legacy’ systemen die eigenlijk niet meer onderhoudbaar zijn
• Zij zijn niet gebruiksonvriendelijk
• Zij werken niet samen met Microsoft Office
• In dit Windows, Web- en Tablet-tijdperk kan men hen niet gebruiken zoals men wil
• Zij zijn niet makkelijk aanpasbaar of niet flexibel
• De technologie is ook vaak verouderd

Deze redenen vormen zeer vaak voldoende aanleiding om van systeem te veranderen en deze verandering op basis van ERP door te voeren. Op zich zijn dit goede redenen, maar zij leiden veelal tot 1-op-1 implementaties van ERP software. Daar is wel voordeel mee te halen, maar meestal slechts beperkt en in termen van lagere onderhoudskosten, lagere beheerskosten en standaardisatie.

Naast meer kwalitatieve voordelen als: moderne gebruikersinterface, integratie met Office-producten, toekomstvastheid zou echter grotere winst te behalen moeten zijn. Men investeert tenslotte niet om voor zoveel geld alleen wat problemen op te lossen. De werkelijke winst ligt in de verbetering van de bedrijfsvoering. Verbetering van processen en organisatie en organisatiebesturing

ERP software- en leveranciersselectie

ERP en automatisering bieden steeds meer mogelijkheden om extra inkomsten te genereren, kosten te besparen en uw klantenservice te verbeteren. Welke mogelijkheden zijn voor u interessant en hoe houdt u de uitgaven onder controle? Leveranciers zijn er in overvloed en ze beloven allemaal gouden bergen, maar hoe vindt u de juiste oplossing?

Deze paragraaf beschrijft in het kort de werkwijze voor een succesvolle software- en leverancierselectie. Aan de orde komen de verschillende stappen, tips & trucs en valkuilen. Ook komen checklijsten aan bod met belangrijke aandachtspunten.

Het selectieproces kent de volgende stappen:

1. Bedrijfsanalyse
2. Analyse huidige situatie
3. Analyse gewenste situatie
4. Vaststellen mogelijke oplossingen
5. Selecteren definitieve oplossing

1. Bedrijfsanalyse

In deze eerste stap kijkt u naar uw toekomstplannen. Wat zijn uw doelstellingen en verwachtingen? Wat zijn de marktontwikkelingen en trends in uw branche? Welke producten en diensten wilt u op de markt gaan brengen? Uw toekomstplannen en verwachtingen zijn bepalend voor de wijze waarop u uw automatisering gaat inzetten.

Enkele belangrijke vragen:

• Wat zijn de toekomstverwachtingen en doelstellingen van uw bedrijf?
• Wat zijn de ontwikkelingen in de markt en wat doen uw concurrenten op dit gebied? Welke eisen stellen leveranciers en klanten aan de dienstverlening van uw bedrijf?
• Welke nieuwe producten en diensten worden voorzien en op welke termijn?

Het resultaat van deze eerste stap is een duidelijk beeld van alle toekomstige ontwikkelingen en de impact daarvan op uw automatiseringssysteem en -leverancier.

2. Analyse huidige situatie

Tijdens de tweede stap analyseert u uw huidige werkprocessen. Waar treden er problemen op en waardoor worden die veroorzaakt? Welke knelpunten ziet u? Waar en hoe kunnen verbeteringen doorgevoerd worden? Wat vraagt dat van uw leveranciers, klanten, medewerkers en automatisering?

Enkele belangrijke vragen:

• Wat zijn uw belangrijkste werkprocessen?
• Hoe verlopen uw processen precies? Wie doet wat, waar, wanneer, waarom?
• Waar zijn er problemen is uw huidige organisatie en processen?
• Welke last en kost veroorzaken deze problemen voor uw bedrijf?
• Welke zijn de mogelijke oplossingen hiervoor?

Het resultaat van deze tweede stap is een helder beeld van uw huidige situatie, de problemen en oorzaken en de eventuele tekortkomingen van uw automatiseringssysteem en -leverancier.

3. Analyse gewenste situatie

Bij deze derde stap stelt u alle eisen en wensen vast. Deze eisen en wensen leidt u af van (a) uw toekomstplannen, (b) uw huidige situatie en de geconstateerde problemen en oorzaken en (c) de door u gewenste kwaliteit van mogelijke automatiseringsoplossingen en potentiële leveranciers.

Enkele belangrijke vragen:

• Welke concrete eisen stelt u aan uw werkprocessen qua snelheid, kwaliteit, volume, gemak en automatiseringsondersteuning?
• Welke concrete eisen stelt u aan het automatiseringsysteem qua functionaliteit, beschikbaarheid, stabiliteit, uitbreidbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en performance?
• Welke concrete eisen stelt u aan de leverancier qua dienstverlening, continuïteit, betrouwbaarheid, professionaliteit, servicegerichtheid en reactiesnelheid?

In de bijlage verderop staan checklijsten die u kunt gebruiken bij het opstellen van uw eisen en wensen. Het resultaat van deze derde stap is een complete lijst met eisen en wensen. Deze lijst vormt de basis voor het vaststellen van mogelijke oplossingen en het selecteren van de definitieve oplossing.

4. Vaststellen mogelijke oplossingen

Tijdens  de  vierde  stap  bekijkt  u  verschillende  alternatieve  oplossingen. 

5. Selecteren definitieve oplossing

In de voorgaande stappen heeft u alle eisen en wensen opgesteld. Ook heeft u vastgesteld wat voor uw eigen situatie de meest geschikte oplossing is. Deze laatste stap voert u uit als u besloten heeft om een softwarepakket aan te schaffen of te huren via een “Cloud Provider” .

Stap 1: Longlist en knock-out criteria

Allereerst stelt u een lijst op met maximaal 8 tot 10 potentiële leveranciers en softwarepakketten. Dit wordt de “longlist” genoemd. U stelt deze longlist op, op basis van de informatie die u leest en hoort van collega-bedrijven, uw adviseur, uw accountant, uw medewerkers, uw branche-organisatie, op beurzen en seminars, op internet, in vakbladen en van uw huidige automatiseringsleverancier.

Alle leveranciers en softwarepakketten op de longlist moeten voldoen aan uw “knock-out criteria”. Dit zijn uw belangrijkste eisen waaraan de leverancier en het softwarepakket sowieso moeten voldoen om uberhaüpt in aanmerking te komen.

Het gaat meestal om zo’n 15 à 25 knock-out criteria. In principe kan elke eis een knock-out criterium zijn. Vaak liggen deze echter op een hoger abstractieniveau. Andere functionele eisen zijn in dit stadium in principe niet doorslaggevend. Er wordt impliciet van uitgegaan dat de meest gangbare pakketten alle benodigde basisfuncties ondersteunen.

Deze aanname geldt in ieder geval voor de bekendere softwarepakketten die al vaker geïmplementeerd zijn (dit aspect kan op zich ook al een knock-out criteria zijn). Dit betekent ook dat in deze fase de geboden functionaliteit niet fundamenteel is voor de keuze. Juist andere criteria spelen een rol zoals de ondersteuning door de leverancier, de continuïteit, de technologie, de prijs, etc.

De leveranciers op uw longlist stuurt u een uitgebreide vragenlijst. Dit wordt ook wel “Request For Information (RFI)” genoemd. De vragenlijst bevat vragen over alle knock-out criteria (voor zowel de leverancier als het softwarepakket), prijscomponenten en –indicaties en additionele informatie.

Stap 2: Shortlist en detailonderzoek

Op grond van de antwoorden van de leveranciers stelt u een “shortlist” op van maximaal 4 kandidaten. U voert vervolgens een detailonderzoek uit voor alle kandidaten op de shortlist. Dit gebeurt in een aantal stappen.

U evalueert tenslotte alle informatie over leveranciers en softwarepakketten. De eerder door u vastgestelde wegingsfactoren spelen hierbij een belangrijke rol.

Stap 3: Offerte-aanvraag en keuze

Op grond van uw evaluatie kiest u voor twee eindkandidaten. U stuurt deze eindkandidaten een gedetailleerde offerte-aanvraag. Dit wordt ook wel “Request For Proposal (RFP)” genoemd. Met de twee eindkandidaten kunnen vervolgens de contractonderhandelingen geopend worden om uiteindelijk het beste softwarepakket te kiezen.De stap daarna is het maken van een goed projectplan waarmee u de implementatie van het nieuwe softwarepakket op een beheerste manier kunt uitvoeren. Veel succes toegewenst!

6. Tips & Trucs

Kies om grote risico’s te vermijden, voor een betrouwbare leverancier met:

• Een bewezen staat van dienst en jaren ervaring
• Een solide balans
• Een duurzame en betrouwbare technologie- en ERP-oplossing
• Goede mensen
• Een goede implementatiemethodologie, bij voorkeur internationaal erkend (vb ISO) en met jaarlijkse audits
• Ervaring en referenties in uw branche
• Een prijscompetitief en flexibel voorstel