Terug naar blog

In deze blog wordt ingegaan op de ontwikkelingen die in de ERP software hebben plaatsgevonden. ERP of Enterprise Rescource Planning heeft immers al een lange weg afgelegd en haar roots gaan terug tot de jaren ’60. Hieronder kan u het hele verhaal lezen.


Korte historie


Administratieve automatisering was vroeger vaak “bulkwerk". Voor het ondersteunen van de bestuurlijke informatievoorziening en het verschaffen van doeltreffend management informatie, was echter meer nodig. En dus ontwikkelde dit "verwerken van bulkwerk" zich meer tot het “ondernemen met informatietechnologie”. Automatisering kende dus een groeipad. Alsook heel de rapportering voor het management. Deze ontwikkeling stelde ook eisen aan de wijze waarop systemen worden gestructureerd. En aan de onderlinge samenhang tussen die systemen in de totale systeemarchitectuur.

Systeemintegratie was daarbij het sleutelwoord. De bedoeling van systeemintegratie is, dat informatie uit verschillende applicaties op eenvoudige en efficiënte wijze kan worden gecombineerd en tussen verschillende groepen gebruikers kan worden gedeeld. De “eilandautomatisering” uit de tijd van de “automatisering van het administratieve bulkwerk” staat hierbij fors in de weg. Want dat zijn veelal oude en inadequate, losstaande applicaties, waartussen gegevensuitwisseling onderling amper mogelijk is. Vaak is dat er de oorzaak van dat het opleveren van goede managementinformatie problematisch en soms onmogelijk is. Bovendien is het aanpassen van deze systemen aan de eisen van de moderne bedrijfsvoering vaak een (te) moeizame zaak door het “lappendekenstadium” (een ondoorzichtig systeem) waarin ze terecht zijn gekomen.

Verbeteringen worden gestart

Het voorgaande vormt voor tal van organisaties al een voldoende reden om tot vervanging of vernieuwing van systemen over te gaan: primaire processen in organisaties moeten beter worden ondersteund, managementinformatie moet worden verbeterd, systemen moeten flexibeler worden en zich eenvoudiger kunnen aanpassen aan zich wijzigende informatiebehoeften. En liefst moet het gebruik van informatietechnologie ook nog bijdragen aan het verkrijgen van voorsprong op concurrenten. Daarnaast moeten informatiesystemen zich aanpassen aan gewijzigde organisatorische werkwijzen, zoals bijvoorbeeld decentralisatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, “afplatten” van organisaties, sturen op afstand, klant- en marktgerichtheid in plaats van productgerichtheid, en dergelijke. Dan is er ook nog de vanzelfsprekende trend dat ook automatiseringskosten omlaag moeten en beter moeten worden beheerst. Dat kan soms door middel van een andere automatiseringstechnische werkwijze. Een voorbeeld hiervan is “downsizing/rightsizing”, waarbij applicaties van grote centrale computers worden gedecentraliseerd naar kleiner computers, al of niet in een netwerkstructuur, hetgeen soms een kostendaling kan opleveren. Een voorlopig resultaat van deze ontwikkeling uitte zich in de huidige client/server architectuur van systemen, waarbij de applicaties werkzaam zijn op een combinatie van centrale servers en de PC’s of de “desktop”. 

Een andere manier om automatiseringskosten lager en beter beheersbaar te krijgen kon worden gevonden in het gebruik van standaard applicatie pakketten. Over standaardpakketten en met name ERP gaan de volgende paragrafen.


Een toenemand gebruik van standaardpakketten

Organisaties raakten er zich steeds meer van bewust dat een groot deel van de bedrijfsprocessen en de gegevensverwerkende processen voor veel organisaties min of meer standaard is, en dat de overige processen hetzij branchespecifiek hetzij specifiek voor de organisatie zijn. Het ligt dan ook niet voor de hand om de lijn uit het verleden voort te zetten en op grote schaal maatwerkapplicaties te blijven ontwikkelen. Steeds meer kijken organisaties derhalve voor vervanging of vernieuwing van systemen naar de mogelijkheid om van standaardsoftwarepakketten gebruik te maken, uitgaande van de gedachte, dat met behulp van standaardapplicatiesoftware beproefde oplossingen kunnen worden verkregen, die tegen lagere kosten in kortere tijd en met minder moeite kunnen worden ingevoerd. Deze voordelen kunnen veelal inderdaad worden bereikt. In de praktijk wordt echter de selectie en implementatie van een standaardpakket nogal eens onderschat.

De ontwikkeling in de richting van een toenemend gebruik van standaardpakketten heeft zich in de jaren ’90 versneld en wordt zeker ook gestimuleerd door de ontwikkelingen in de standaardpakketten zelf. Deze pakketten komen in toenemende mate tegemoet aan de eerder in deze paragraaf gestelde eisen, zoals op het gebied van systeemintegratie en flexibiliteit. Op deze ontwikkelingen wordt later in dit hoofdstuk verder ingegaan. Ook verwerking op gedistribueerde systemen is reeds mogelijk, waardoor aan mogelijke downsizing-wensen kan worden voldaan. Voorts worden de pakketten vaak geleverd met vele keuzemogelijkheden en moderne hulpmiddelen, waardoor “bijna-maatwerk” mogelijk wordt.

De term standaardpakket is dus enigszins misleidend. De suggestie wordt licht gewekt, dat het pakket, nadat de technische installatie op de computer heeft plaatsgevonden, direct geschikt zou zijn voor operationeel gebruik. Dit is echter niet het geval. Het merendeel van de pakketten vereist een gedetailleerde vastlegging in het systeem hoe men met het pakket en de door het pakket geboden functionaliteit wil omgaan. Zonder deze aansturing is het pakket in feite onbruikbaar voor een organisatie.

Voorbeelden van te maken aansturingskeuzen zijn:

  • Een activapakket kent een afschrijvingsfunctie. Hoe en wanneer de afschrijving precies moet geschieden, moet in het pakket worden vastgelegd.
  • Een financieel pakket kent een budgetmodule. Hoe de organisatie de budgetten wil beheren dient te worden vastgelegd in het pakket.

 

Voordelen en nadelen van standaardsoftwarepakketten

In beginsel zal met maatwerk systemen altijd een betere “fit” kunnen worden gerealiseerd ten aanzien van de gebruikerseisen en wensen. Bij een standaardpakket zullen bepaalde onderdelen niet 100% aan de wens voldoen en zal de gebruiker zich op onderdelen aan het pakket moeten aanpassen. Echter ook bij maatwerk zal de gebruiker veelal concessies moeten doen ten einde de ontwikkelingskosten in de hand te houden. Standaardpakketten zijn tegenwoordig door hun verdere doorontwikkeling zeer rijk aan functionaliteit, waardoor de gebruiker nogal eens aangenaam verrast kan worden door de geboden ondersteuning.

Maatwerkontwikkeling kent overdrachtspunten tussen gebruikers en IT-specialisten, waardoor er altijd een risico van miscommunicatie en misinterpretatie is, met als gevolg dat opgeleverde programma’s soms niet datgene bieden, wat de gebruiker oorspronkelijk voor ogen had. Bij een standaardpakket wordt het pakket meestal ingericht in nauwe samenwerking tussen gebruikers en IT-specialisten (in het bijzonder pakketdeskundigen). Hierdoor is het risico op miscommunicatie en misinterpretatie veel kleiner, mits de pakketdeskundige zich voldoende kan inleven in de processen aan de gebruikerskant.

Maatwerksystemen leiden meestal tot een relatief hoge kostenpost voor onderhoud. Ook het doorvoeren van uitbreidingen zal steeds weer leiden tot maatwerkontwikkelingstrajecten. Het technische beheer van het standaardpakket wordt uitgevoerd door de leverancier, die verantwoordelijk is voor het oplossen van fouten en problemen. Het pakket zal in nieuwe releases ook vaak nieuwe mogelijkheden kennen, waar de klant via zijn onderhoudscontract veelal gratis gebruik van kan maken.

De functionaliteit van het pakket wordt beïnvloed door de klanten. Bijvoorbeeld door de gebruikersvereniging die veelal mee mag praten over de verdere pakketontwikkeling. En doordat de leverancier inzicht krijgt in hoe zijn verschillende klanten werken, leert hij bij. Het effect hiervan is dat het pakket steeds meer een “best practice”-gedachte ondersteunt en daarmee goede mogelijkheden biedt tot procesoptimalisatie of business process re-engineering.

Doordat een standaardpakket een zeer veelvoudig gebruik kent, zijn de ontwikkelingskosten per gebruiker veel lager, dan in geval van maatwerkontwikkeling door een enkele organisatie.


ERP-pakketten kennen van oorsprong een horizontale benadering; ze ondersteunen processen die bij zeer veel organisaties voorkomen zonder dat grote verschillen noodzakelijk zijn. Steeds meer richten ERP leveranciers zich inmiddels ook op branchespecifieke processen (zogenoemde “industry solutions”). De software verticaliseert dus. Maar ook, daar waar de ERP leveranciers geen geschikte industry solution bieden, kan een standaardpakket een oplossing zijn. Er zijn natuurlijk ook nog de leveranciers die zich juist op specifieke functionaliteit of op een specifieke branche richten (“best of breed” of ook wel “best of class” genoemd). Je komt dan echter al gauw in een situatie terecht, waarin je zelf allerlei interfaces/integratie moet ontwikkelen.



Ontwikkelingen in ERP-pakketten


Gaandeweg zijn standaardpakketten uitgebreider geworden qua toepassing. En de ontwikkelaars, die aanvankelijk veelal automatiseringsafdelingen waren, zijn verzelfstandigd tot echte pakketleveranciers.


ERP +

De meest recente ontwikkelingen liggen steeds meer op het creëren van controle over processen buiten de eigen bedrijfsvestiging. In vele sectoren wordt integratie van de planning van klanten en toeleveranciers steeds belangrijker (ketenintegratie), en ook willen bedrijven met verschillende vestigingen hun, vaak wereldwijd verspreide, capaciteit steeds meer centraal managen. Dit heeft ertoe geleid dat ERP-leveranciers hun pakketten hebben uitgebreid met functionaliteit op het gebied van Multi Site Management voor de integratie van de planning van eigen vestigingen en Electronic Data Interchange (EDI) voor integratie met bedrijven buiten het eigen concern. Ook het gebruik van webservices neemt toe.

De laatste jaren is ook duidelijk geworden dat het steeds moeilijker wordt om alle wensen in één pakket onder te brengen. Vooral op specifieke deelgebieden zijn specialistische pakketten op de markt gekomen, waarop de “algemene” ERP-pakketleveranciers geen afdoende antwoord hebben. Het antwoord van de ERP-leveranciers hierop is het ontwikkelen van standaard-interfaces, waarmee zogenaamde Third Party Solutions kunnen worden gekoppeld aan het ERP-pakket. Het zou kunnen zijn dat de ERP-leveranciers zich steeds minder als softwarebouwer en steeds meer als software-integrator zullen gaan manifesteren.

De ontwikkelingen in ERP laten onverlet dat er ook nichespelers in de markt zijn gebleven: leveranciers die alleen bijvoorbeeld een accounting pakket leveren en in deze soort de beste proberen te zijn (“best of breed”); respectievelijk leveranciers die zich slechts op specifieke branches richten.


‘Best of Breed’

Nog steeds zijn er leveranciers die zich richten op een beperkt gebied dat ook in de meeste ERP pakketten is terug te vinden, bijvoorbeeld op het gebied van accounting, human resource management. Dit zijn de zogenoemde ‘best of breed’ pakketten. Daarnaast zijn er branchespecifieke pakketten, bijvoorbeeld voor de zakelijke dienstverlening, ziekenhuizen, transportsector, etc. Dit zijn de zogenoemde verticale pakketten. ERP leveranciers zijn ten dele bezig steeds meer verticale software aan het ERP product toe te voegen. Dit noemt men industry solutions.

In het algemeen zou men mogen verwachten, dat ‘best of breed’ leveranciers en leveranciers van verticale software op hun deelgebied betere functionaliteit bieden dan de “allesdoende” ERP leveranciers. Dit hoeft echter niet altijd het geval te zijn.

Er zijn een aantal ERP-leveranciers die ‘best of breed’ en verticale producten opkopen met de bedoeling deze in hun ERP product te integreren; een overigens niet zo eenvoudige zaak.

Andere leveranciers kopen bedrijven op vanwege de daarin aanwezige kennis en vertalen die vervolgens naar hun product. Weer andere leveranciers werken volgens een ‘alliance’ of ‘partnership’ model en zullen dus gezamenlijk met de partners de koppelingen moeten realiseren. Kortom: de ERP leveranciers halen op deelgebieden eventuele functionele achterstand op ‘best of breed’ en verticale leveranciers in.


Voor- en nadelen ERP/geïntegreerd versus ‘best of breed’

ERP kent een in het algemeen vergaande mate van integratie, in de zin van eenmalige vastlegging van gegevens en meervoudig gebruik ervan op vele plaatsen in de organisatie. Bij ‘best of breed’ zal men deze integratie zelf tot stand moeten (laten) brengen en onderhouden. Dat onderhoud kan al gauw gaan spelen, op het moment dat één van de ‘best of breed’ leveranciers een nieuwe release van zijn product uitbrengt.

Bij de aanschaf van de software hoeft men in geval van ERP met slechts één partij te onderhandelen; bovendien zijn door de grotere omvang van de deal veelal investeringsvoordelen te behalen. In geval van problemen in de software, is er duidelijk één leverancier aan te spreken.

Een geïntegreerd pakket heeft als het goed is over modules heen een consistente gebruikers interface. Bij een stelsel van ‘best of breed’ pakketten kunnen er verschillen in die interface bestaan, hetgeen hinderlijk is wanneer je als gebruiker van verschillende componenten gebruik moet maken.

Een geïntegreerd pakket heeft als het goed is één ontwikkelomgeving; een stelsel van ‘best of breed’ pakketten zal doorgaans meerdere ontwikkelomgevingen kennen. Dat betekent dat van meerdere omgevingen kennis moet worden opgebouwd en onderhouden, hetgeen een kostenverhogend effect kan hebben op de beheerorganisatie.

Is daarmee het pleit beslecht in het voordeel van ERP? Niet in alle gevallen. Het is aan u om de afweging te maken tussen de voordelen van een geïntegreerde ERP-oplossing tegenover de voordelen van wellicht een betere functionele fit van de ‘best of breed’ en verticale leveranciers. En ook is het denkbaar dat u een dermate specifieke organisatie hebt (organisatiestructuur, processen, besturing),

Terug naar blog

Iets voor u? Meer weten? Online Demo? Mail of bel 043 760 01 26

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 043 760 01 26!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
Op aanvraag
IT-manager
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"Dankzij de Microsoft Dynamics NAV-oplossing van Offimac zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te werven. Er staat een pak minder cash vast, binnen het kwartier kan ik een volledige winkel auditen én optimaliseren, doorbestellen gaat supersnel en ik kan zeer snel trends detecteren. Bijzonder efficiënt."

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Microsoft Dynamics NAV ERP van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux