Terug naar blog

Document Management Systemen vervangen geen file- of print servers

Klanten denken vaak dat een document management systeem de oplossing voor al hun documenten is. En dat zij daardoor in servers en folders in hun netwerk gaan kunnen besparen. Maar niets is minder waar ...

Document management systemen zijn zeer goed om documenten gestructureerd en intelligent op te slaan, en om ze vervolgens ook intelligent te kunnen opzoeken, bewerken, processen enz.

Maar een document management systeem vervangt uw file servers niet, integendeel, ze zijn beide erg complementair aan elkaar.

Van bepaalde types van documenten zoals bijvoorbeeld offertes hebt u soms meerdere versies gemaakt vooraleer ze door de klant besteld worden bij u. U bewaart deze offertes vandaag vermoedelijk in bepaalde folders op uw netwerkservers of in de cloud. Maar waarschijnlijk wil u later ook maar 1 variant ervan in uw document management systeem gaan bewaren: die offerte die de klant getekend heeft voor besteling. Deze offerte/bestelling wordt dan gearchiveerd in uw digitaal archief of documentsysteem, en er kan bijkomende informatie aan het document worden gehangen (besteldatum, referenties enz) om het opzoeken in de toekomst nog makkelijk te maken, wat men in het jargon metadata noemt.

Dit is maar 1 voorbeeld om het verschil tussen beide te illustreren.

Andere voorbeelden zijn bijvoorbeeld getekende leverbonnen of servicedocumenten. Dit zijn documenten die u al dan niet met een handtekening op wil bewaren in uw document management systeem, maar waarschijnlijk niet in een file server op uw netwerk.

Een document management systeem is een intelligente database en geen file server. En in die database gaat u normaal een eerder beperkte groep van specifieke documenten archiveren, terwijl u op file server mogelijks veel meer documenten en documentensoorten door elkaar kunt zetten (bvb alles onder 1 klantnaam, of 1 klantnaam met verschillende subfolders onder, of  nog andere structuren).

Sommige types documenten zoals foto’s zijn niet zinvol in een document management systeem, zulk een documenbeheerssysteem is enkel handig voor tekstgebaseerde documenten waarop intelligente leestechnologie (OCR) op toegepast kan worden.

Doordat het een database is zijn er in het document management systeem verschillende wegen om tot bij het juiste document te komen, terwijl u op file server eerder gestructureerd moet zoeken volgens de indeling en folders die u gemaakt hebt (hoewel u via de Windows Verkenner en andere tools daar ook al hulp van kunt vragen, maar zij zijn zeer beperkt in vergelijking met een document management systeem).

Beide systemen zijn complementair aan elkaar maar vervangen elkaar niet.

Terug naar blog

Iets voor u? Meer weten? Online Demo? Mail of bel 043 760 01 26

Vul onderstaande in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op! Of bel Max op 043 760 01 26!
Naam
*
E-mail
*
Telefoon
U wenst info over:
*
Vraag:

Klanten vertellen

"Microsoft Dynamics NAV ERP van Offimac is het overkoepelend softwareplatform dat ons toelaat al 10 jaar onafgebroken 30% per jaar te blijven groeien."

Quote
Wido Bourel
General Manager
Rajapack Benelux

"Omdat we zelf geen IT-afdeling in huis hebben, is het voor ons belangrijk met een IT-partner te kunnen samenwerken met korte communicatielijnen en snelle reactietijden. Offimac is zulk een partner."

Quote
Serge Tremblez
General Manager
Eurorent

"Offimac zijn bescheiden Limburgers. Maar hun aanpak, implementatie en support zijn gewoon top."

Quote
Op aanvraag
IT-manager
NAV klant die overstapte naar Offimac

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV van Offimac sparen we massa's tijd uit. Klanten worden sneller en correcter bediend en kunnen tot op het laatste moment wijzigingen doorgeven, waardoor zij heel tevreden zijn over onze service."

Quote
Giovanni Oliveri
General Manager
Louis Widmer Benelux

"De mensen van Offimac zijn net zoals wij ondernemers. Met hun software sturen wij heel ons bedrijf aan, van order intake naar productie- en capaciteitsplanning, logistiek, transportplanning, facturatie, etc."

Quote
Robert Zegveld
Commercieel directeur
E-MAX Aluminium

"Met Offimac-software plannen en leveren wij jaarlijks meer dan 20.000 service- en installatiebeurten doorheen gans België. Met succes."

Quote
Jean Paul Van Kerkhoven
CEO
Aquacare International

"Of het nu gaat om projectbeheer, productie, documentbeheer of managementrapportering, Offimac is een IT-bedrijf dat onze noden perfect begrijpt en invult."

Quote
Nadia Jansen
CEO
Building Group Jansen

"CAD/CAM-gegevens worden automatisch geïmporteerd in ons ERP-systeem, en van daaruit verder gebruikt voor alle productie- en logistieke processen. Dat is efficiënt productiemanagement, zonder dubbel werk of extra administratie."

Quote
Jef Claes
Financieel directeur
ATM

"Offimac overtuigde ons met haar sterke software voor de Bouw. Na een succesvolle implementatie hebben wij ook heel onze hardware aan hen toevertrouwd. Alle ICT bij 1 partner: dat is gewoon makkelijk, goedkoop én efficiënt."

Quote
Christophe Suerickx
CEO
Group Suerickx

"Voor de prijs van een middenklasse wagen heb ik dankzij Offimac een heel efficiënt bedrijf gekregen. Dit is een investering die me elke dag geld opbrengt."

Quote
Niels Bollen
Directeur
Nibotechnics

"Dankzij de Microsoft Dynamics NAV-oplossing van Offimac zijn we verder kunnen groeien zonder extra personeel aan te werven. Er staat een pak minder cash vast, binnen het kwartier kan ik een volledige winkel auditen én optimaliseren, doorbestellen gaat supersnel en ik kan zeer snel trends detecteren. Bijzonder efficiënt."

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Dankzij Microsoft Dynamics NAV en Offimac konden we 5 man uitsparen in orderverwerking. Dat is een jaarlijkse besparing van 10% in personeelskosten!"

Quote
Luc Schreurs
Algemeen Directeur
Group Schreurs

"Projecten en techniek zijn de kern van onze business, maar finaal draait het om de centen. Dankzij Offimac weten we op elk moment waar we staan, op elk niveau."

Quote
Erwin Bobbaerts
Bestuurder
Louis Stevens & Co