Document Management Systemen vervangen geen file- of print servers
Klanten denken vaak dat een document management systeem de oplossing voor al hun documenten is. En dat zij daardoor in servers en folders in hun netwerk gaan kunnen besparen. Maar niets is minder waar ...
Document management systemen zijn zeer goed om documenten gestructureerd en intelligent op te slaan, en om ze vervolgens ook intelligent te kunnen opzoeken, bewerken, processen enz.
Maar een document management systeem vervangt uw file servers niet, integendeel, ze zijn beide erg complementair aan elkaar.
Van bepaalde types van documenten zoals bijvoorbeeld offertes hebt u soms meerdere versies gemaakt vooraleer ze door de klant besteld worden bij u. U bewaart deze offertes vandaag vermoedelijk in bepaalde folders op uw netwerkservers of in de cloud. Maar waarschijnlijk wil u later ook maar 1 variant ervan in uw document management systeem gaan bewaren: die offerte die de klant getekend heeft voor besteling. Deze offerte/bestelling wordt dan gearchiveerd in uw digitaal archief of documentsysteem, en er kan bijkomende informatie aan het document worden gehangen (besteldatum, referenties enz) om het opzoeken in de toekomst nog makkelijk te maken, wat men in het jargon metadata noemt.
Dit is maar 1 voorbeeld om het verschil tussen beide te illustreren.
Andere voorbeelden zijn bijvoorbeeld getekende leverbonnen of servicedocumenten. Dit zijn documenten die u al dan niet met een handtekening op wil bewaren in uw document management systeem, maar waarschijnlijk niet in een file server op uw netwerk.
Een document management systeem is een intelligente database en geen file server. En in die database gaat u normaal een eerder beperkte groep van specifieke documenten archiveren, terwijl u op file server mogelijks veel meer documenten en documentensoorten door elkaar kunt zetten (bvb alles onder 1 klantnaam, of 1 klantnaam met verschillende subfolders onder, of nog andere structuren).
Sommige types documenten zoals foto’s zijn niet zinvol in een document management systeem, zulk een documenbeheerssysteem is enkel handig voor tekstgebaseerde documenten waarop intelligente leestechnologie (OCR) op toegepast kan worden.
Doordat het een database is zijn er in het document management systeem verschillende wegen om tot bij het juiste document te komen, terwijl u op file server eerder gestructureerd moet zoeken volgens de indeling en folders die u gemaakt hebt (hoewel u via de Windows Verkenner en andere tools daar ook al hulp van kunt vragen, maar zij zijn zeer beperkt in vergelijking met een document management systeem).
Beide systemen zijn complementair aan elkaar maar vervangen elkaar niet.